Hvordan skiller man sig af med medarbejdere (på websitet)?

De fleste virksomheder har faste retningslinier for, hvad der skal gøres, når en medarbejder stopper i virksomheden. Der skal afleveres bærbar, telefon og andet udstyr. Medarbejderens bruger på netværket skal lukkes. Der skal sættes et autosvar op på mailadressen og så videre.

Men hvad gør virksomheder på deres website, når en medarbejder stopper? Jeg tænker her på den situation, hvor medarbejderens navn figurerer på sitet, naturligvis.

Mange virksomheder sletter ukritisk alle forekomster af medarbejderen på sitet, fordi man ikke vil have personen til at optræde dér, når han eller hun ikke længere er i virksomheden. For nogle år siden hørte jeg om en virksomhed, hvor de lavede en global søg & erstat på alle forekomster af den tidligere medarbejders navn til fordel for den nye medarbejders navn – med det resultat, at den nye medarbejder på et splitsekund havde skrevet 31 pressemeddelelser og dermed blev en del af virksomhedens historie med tilbagevirkende kraft.

Hvor mange virksomheder udskifter – om ikke med en global søg & erstat, så med grundig gennemgang af hele sitet – den gamle medarbejders navn med den nye, så giver det mere mening at udskifte mere selektivt. Her er mine anbefalinger:

1. Er den gamle person en, der kan kontaktes via sitet, så skal disse informationer skiftes med det samme. Det er pinligt at opfordre besøgende til at kontakte en person, der ikke længere findes i virksomheden.
2. Udskift profilinformation hurtigst muligt.
3. Man behøver ikke nødvendigvis fortælle på sitet, at den gamle medarbejder stopper, men det kan være en god idé at præsentere den nye, specielt hvis det er en, der skal have kontakt med kunder, partnere og så videre.
4. Hvis dit site ikke har en fornuftig søgefunktion – intern eller ekstern – så brug Google til at finde alle forekomster af navnet på den gamle medarbejder. Findes det, findes det på Google (omtrent). Søg på Google sådan her: ‘site:.domænenavn.dk “fornavn efternavn”‘.
5. Har den gamle medarbejder lagt navn til udtalelser i pressemeddelelser eller i nyhedsbreve, så lade være med at ændre disse. Det er stadig den samme person, som har sagt det, uanset om han eller hun stadig er i virksomheden. Mange virksomheder skifter navnet her alligevel, men det grænser til historieforfalskning.
6. Nogle CMS’er indsætter automatisk navnet på den person, der har publiceret dokumentet. Hvis det er personen, der stopper i virksomheden, og han eller hun derfor slettes fra CMS’et, så vær opmærksom på, at der ikke kommer uhensigtsmæssige opdateringer på siderne som følge af dette. Nogle CMS’er indsætter for eksempel teksten “slettet bruger”. Jeg mener, at man ikke bør ændre navnet, hvis man angiver forfatter (for denne person ændrer sig jo ikke), men man bør ændre navnet, hvis man bruger noget i stil med “ansvarlig for denne side”. Det sidste er tit at foretrække, fordi det giver bedre muligheder for at skifte senere.
7. Ændringerne bør absolut ske hurtigst muligt.